Grip op externe inhuur, verbonden met uw bestaande ERP
Van inhuuraanvraag en kandidaatselectie tot contractering, inzet en beëindiging: één samenhangend proces voor uw inhuurdesk, leveranciers en budgethouders. Oracle EBS of Fusion kan de inkoop, urenverwerking en financiële administratie blijven verzorgen.
Voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, ZBO’s, shared service centers en andere organisaties met externe professionals.
Herkenbare knelpunten
Versnipperde aanvragen
Aanvragen, budgetgoedkeuring en voortgang lopen via verschillende kanalen.
Beperkt overzicht van kandidaten
Aanbiedingen en beoordelingen zijn moeilijk te vergelijken en terug te vinden.
Contracten en controles staan los van elkaar
Contractversies, afspraken en vereiste bewijsstukken zitten verspreid.
Dubbele registratie richting ERP
Gegevens worden opnieuw ingevoerd en terugmeldingen zijn lastig te volgen.
Eén proces van aanvraag tot beëindiging
De oplossing wordt gefaseerd ontwikkeld. De beschikbare processtappen en ERP-koppelingen stemmen we af voor uw pilot.
Aanvragen & goedkeuren
Leg behoefte, periode, tarief en budget vast en routeer de aanvraag naar de juiste beoordelaar.
Leveranciers & kandidaten
Nodig leveranciers uit en verzamel kandidaatvoorstellen via een leveranciersportaal.
Beoordelen & selecteren
Leg beoordelingen, selectie en onderbouwing vast.
Contracteren
Beheer contractversies, tarieven en wijzigingen.
Compliance & onboarding
Verzamel vereiste bewijsstukken en leg controles en eventuele uitzonderingen vast.
Inzet & ERP-afstemming
Stem de inzet af met de gekozen systemen voor inkoop, uren en financiële verwerking.
Verlengen & beëindigen
Houd wijzigingen, einddata en beëindiging traceerbaar.
Duidelijke taakverdeling
FreeStateSystems verzorgt de regie over het inhuurproces. Uw bestaande ERP-omgeving kan eigenaar blijven van inkooporders, tijdregistratie, facturen, boekhouding en betalingen.
FreeStateSystems
Inhuurregie
- Inhuuraanvragen en goedkeuring.
- Leveranciersuitnodigingen en kandidaatvoorstellen.
- Beoordeling en selectie.
- Contracten en tariefafspraken.
- Compliance en onboardingdossiers.
- Regie op inzet, wijzigingen en beëindiging.
Oracle EBS/Fusion
Bestaande ERP-processen
- Inkoopaanvragen en inkooporders.
- Urenverwerking en prestatieverantwoording.
- Factuurverwerking.
- Financiële boekingen en betalingen.
De taakverdeling wordt per organisatie bepaald. Bestaande processen kunnen behouden blijven; aanvullende ERP-NL-bouwstenen kunnen waar gewenst worden ingezet.
Verbonden met uw ERP-landschap
Medewerkers & leveranciers
FreeStateSystems Inhuurregie
Oracle EBS/Fusion
De koppelingen ondersteunen de uitwisseling van afgesproken gegevens en statussen. De inrichting volgt de beschikbare interfaces en integratiearchitectuur van uw organisatie.
Een API-gateway kan onderdeel zijn van uw klantlandschap, maar is geen verplicht onderdeel van ERP-NL.
De oplossing wordt gefaseerd ontwikkeld. De beschikbare processtappen en ERP-koppelingen stemmen we af voor uw pilot.
Waarde voor de organisatie
Eén traceerbaar inhuurdossier
Duidelijke verantwoordelijkheden en goedkeuringen
Minder dubbele registratie
Modulair vernieuwen met behoud van uw ERP
Begin met één afgebakend inhuurproces
Kies één organisatieonderdeel, een beperkte groep leveranciers en een duidelijke taakverdeling met uw ERP. Breng het proces in kaart, bepaal de benodigde koppelingen en toets de aanpak in een concrete pilot.